1879年に第1号の朝日新聞が創刊されてから130年。今日の新聞の原型を生み出し、創業以来「社会の公器」としての新聞業の原点を守り抜いてきた朝日新聞社を支えるのは、編集、製作、販売、広告、デジタルメディアといった現場の活力です。

2003年に構築されたイントラネットサイト「社内ポータル」は、そんな現場の最前線で活躍する社員にとって、重要な情報基盤でした。各業務システムをはじめ、申請書などの事務手続き、上層部からのメッセージ、社内連絡など、あらゆる業務および情報の窓口として機能させ、全社レベルで業務のスピードアップおよび情報流通を図るのが狙いです。

実際、市販のWebオーサリングソフトを使用して作り込まれたそのサイトは、社員など約8,000人による積極的な活用を想定して設計されていました。また、必要に応じて情報を発信できるよう、部門ごとに更新担当者を配置。更新手順を丁寧に解説したマニュアルを配布し、運用を任せてきたのです。

しかし、人に依存した運用には限界がありました。担当者は、「更新作業のハードルが高くて敬遠されたり、担当者の異動を境に更新が途切れてしまったり・・・。担当者の繁忙度やスキル、モチベーションの違いによって、運用面でもデザイン面でもかなりバラツキが生じてしまい、思うように情報共有が進みませんでした」と振り返ります。

情報が更新されなければ利用価値が低下し、社員はアクセスしなくなります。「どうせ見てもらえない」と思えば更新担当者の意欲も薄れていきます。結果としてメールでの情報伝達に流れる傾向が高まり、情報管理はすっかり個人任せ。大量のメールの中に重要な情報が埋もれてしまうといった状況も見られました。担当者はこれを「負のスパイラル」と表現します。加えて、ユーザビリティに関しても改善を望む声が上がっていました。

問題解決を急ぎたい同社に、2008年12月に迫るハードウェアとソフトウェアの保守期限切れという絶好のタイミングが見えてきました。このチャンスを逃すまいと、1年以上も前からリニューアルを計画。まだCMSに関する知識もない中で情報収集を開始しました。

CMS導入に解決の糸口を見出した同社は、 CMSの構築経験が豊富な制作会社を迎え入れ、インフラ部分を担当する株式会社アイアイジェイテクノロジーと共に、3社によるプロジェクトをスタート。納期厳守が絶対条件だったため、、プロジェクトマネジメントのあり方も成否を分ける要素だったと言えます。また、CMS製品には、複数の選択肢の中からWebRelease 2を選択。静的なコンテンツをいかに楽しく作れるかが重要なポイントでした」と担当者は語ります。

プロジェクトの最初の山場となったのは、旧コンテンツをどう活かすかの検討作業です。まず1万にも及ぶ大量ページの中から、移行すべき情報を取捨選択する必要がありました。そこで、旧サイトを詳細に分析し、効率的な移行方法や移行後のあるべき姿を明確化。ここからさらに議論を重ねながら情報を整理し、CMS化の対象を約400ページにまで絞り込みました。一方のデザインについては、とにかく使いやすいサイトを目指して、情報伝達の機能を優先し、飽きの来ないすっきりとしたデザインを心がけました。

大がかりなリニューアルなだけにクリアすべき課題も多かったものの、期日どおりにリニューアルが完了。成功要因について担当者は、「複数のステークホルダーが1つのゴールに向かって意識を統一できたからでしょう。何があっても一丸となって臨もうという雰囲気が出来上がっていました。おかげで納期も品質も、期待を裏切らない結果が得られました」と分析します。

リニューアル後のサイトには早くも手応えを感じています。50人だった更新担当者は一気に180人に増え（承認担当者を含む）、新着情報の更新件数も大幅にアップ。情報伝達の手段は、メールの多用からCMSの活用へと確実にシフトしつつあります。「自ら情報を発信したいという人が増え、IDの発行作業に追われるくらい」と担当者。

また、本番用とは別に練習用サイトを用意したことで、操作に自信のないユーザーも気軽にコンテンツ作成にチャレンジでき、ユーザー主導の情報発信をますます加速させているようです。この他にも、必要な情報があるべき場所に保管される仕組みが実現したこと、デザインやナビゲーションの統一により情報の検索性や到達率が向上したこと、更新されないページ群が皆無になったこと、業務ノウハウの共有に貢献していることなど、リニューアルの成果は絶大。

これまでは主に東京本社からの情報発信でしたが、CMS導入を機に地方拠点でも、ポータルを活用した情報発信に高い関心が集まっています。担当者が「楽しみながら情報を発信できるようになったことで、負のスパイラルから正のスパイラルへの転換を実現できました」と胸を張るとおり、 “真のポータル”として生まれ変わったサイトは、この先も組織内にさまざまな相乗効果をもたらすことになるでしょう。社員の間に“ポータルありきの業務”という認識がさらに定着すれば、まだまだ可能性は広がりそうです。